Workshop Wertstromdesign in der Administration

Durch diesen Workshop erreichen Sie:

• Trennung von kostenerzeugenden und wertschöpfenden Bürotätigkeiten
• Überwindung mangelhafter Planung
• Doppelte oder mehr gewonnene Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten*)
• Entwicklungspotenzial und Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen
• Outsourcing-Möglichkeiten zu finden für Tätigkeiten, die nicht zum Kerngeschäft gehören
• Die „schlanke Fabrik“ auch in Büro und Verwaltung

Jeder kennt Lean Management-Maßnahmen aus der Industrieproduktion. In diesem rund zweitägigen Workshop in Ihrem Unternehmen erfahren Sie, wie viel Zeit- und Kostenersparnis, wie viel mehr „Geschwindigkeit“ und Wirtschaftlichkeit auch in Ihrem Büro möglich sind. Und das keineswegs in klassischen Produktionsbetrieben.

Lernen Sie Lean Management auch in anderen Branchen erfolgreich einzusetzen: Sei es in Werbeagenturen, Anwaltskanzleien, öffentlichen Verwaltungen, Bildungseinrichtungen, Finanzdienstleistungen …

Lernen Sie die Kostenverursacher kennen!

Sie warten auf Kollegen im Konferenzraum. Sie transportieren Unterlagen von A nach B und müssen überall Entscheidungen einholen. Sie schreiben zu jedem Meeting Protokolle für die Ablage. Bei der Rechnungsstellung suchen Sie in den Ordnern nach Daten …

Die Gemeinsamkeit dieser Tätigkeiten: Sie gehören zu den durchschnittlich 50% aller Büroarbeiten, die rein kostensteigernd und damit Verschwendung sind. Etwa 40% stellen nicht wertsteigernde Tätigkeiten dar – etwa das Vergleichen von Angebots- und Auftragsdaten oder das Wechseln von Eingabemasken am PC. Ebenso ein Anruf oder eine E-Mail, die sie von einer begonnenen Tätigkeit abbringt. Oder die fremde Tätigkeit, die Sie übernehmen, indem Sie versuchen, sich in das PC-Programm eines Kollegen „hineinzufuchsen“. Summa summarum: 90%.

Doppelt produktiv mit nur einem Zehntel Zeitgewinn

Im Mittelwert sind nur 10% unserer täglichen Arbeitszeit tatsächlich wertsteigernd. Und – Hand auf’s Herz – wären Sie darauf gekommen, dass das Führen einer geordneten Ablage oder das Eingeben und Abspeichern von Daten zu den wertsteigernden Tätigkeiten gehört?

*) 20 statt 10% sind keine Illusion. Gelingt es Ihnen, die wertsteigernde Arbeitszeit zu verdoppeln, erhöhen Sie die Wertschöpfung Ihrer Administration signifikant.

Die wichtigsten Workshop-Schritte:

• Sie visualisieren Ihre Arbeitsprozesse, um sie optimieren zu können
• Sie messen Ihre Auftrags-Durchlaufzeiten
• Sie „streichen“ verschwenderischen Tätigkeiten auf Führungs- und Sachbearbeiter-Ebene (z.B. Transportwege, überflüssige Schnittstellen)
• Sie organisieren Ihren Tagesablauf effizienter
• Sie organisieren Ihre Arbeitsplätze nach dem 5S-Prinzip
• Sie führen Vorgänge wie Büromaterial-Bestellungen nach dem KANBAN-Prinzip durch
• u.v.m.

Teilnehmerzahl: 3-5 Mitarbeiter aus der Administration, gerne auch für Führungskräfte